Lagerverwaltung und Logistik

Um in CLAKS festzustellen, ob eine bestimmte Chemikalie in den Lägern verfügbar ist, können Sie folgendermaßen vorgehen:

• Filter 4 setzen: Nur Gebinde aller Lager
• CLAKS nach der gewünschten Substanz suchen lassen:
  • Substanz-Suchfeld - Substanzbezeichnung, CAS-Nummer, Summenformel...
  • Gebinde-Suchfeld – Artikelnummer, z.B. (Grüssing) 13068
• Die Benutzergruppe des Zentrallagers ist die 090.
• Die Benutzergruppe des OC-Lagers ist die 390.
• Die Benutzergruppe des Pharmazie-Lagers ist die 490.

Sollte es mit gesetztem Filter keinen Treffer für den gewünschten Stoff geben, so ist er in den Lagern nicht vorrätig, oder es ist für den Anwender vom CLAKS-Administrator eine eingeschränkte Leseberechtigung vergeben worden.

Da der Einkauf in den Mittelweg 124 umgezogen ist und wir uns mehr Digitalisieren wollen ergibt sich für die Lager- und Bedarfsanforderungen folgendes:

Interne und externe Bestellungen erfolgen über Ihren SAP/SRM Zugang. Um einen Zugang zu erhalten, wenden Sie sich bitte an das Team Beschaffungswesen.

Anforderungsformular über CLAKS (externe Chemikalien Bestellungen):

Chemikalien per E-Mail oder Scan an den Einkauf schicken, es ist ausreichend, wenn der Unterschriftsberechtigte in CC gesetzt wird.

Die Warenannahme benötigt immer den Originalbestellschein, da dieser ausgedruckt werden muss. Den Originalbestellschein bitte im OC-Lager oder in der Warenannahme abgeben. Bestellscheine nur einseitig drucken.

Wichtig ist bei jeder externen Chemikalienbestellung die zu generierende CLAKS-Anforderungsnummer, diese muss per Hand oder mit dem PDF-Editor in die Bestellung eingetragen werden. Über der Bedarfsanforderungsübersichtsseite kommt man zur generierenden Bestellnummer. Der Zugang zu der Seite ist nur im Haus aus dem Intranet möglich. Sollte Ihr Rechner die Seiten nicht öffnen können, wenden Sie sich bitte an den IT-Service. Dieser prüft den Sachverhalt und schaltet Ihren Rechner ggf. frei.

Externe Chemikalien Bestellung (Neukauf bei Hersteller/Händler):

1. Chemikalienbestellscheine am und für den Fachbereich Chemie müssen aus dem CLAKS-System erzeugt werden
2. Abgabestellen für die Bestellscheine ist die Abteilung DLZ-Einkauf. Für uns ist der Einkauf-Bundesstrasse zuständig.
3. Chemikalienbestellungen aus dem FB Chemie dürfen grundsätzlich und besonders im DLZ-Einkauf nur in Form eines CLAKS-Bestellscheines abgegeben und auch nur dann bearbeitet werden. Die Abteilung DLZ-Einkauf ist berechtigt und aufgefordert anders angefertigte Bestellungen für Chemikalien aus dem FB Chemie zurückzugeben und die Bestellung nicht auszuführen.
4. CLAKS Bestellscheine sind immer, auch bei digitaler Übermittlung, in DIN-A 4, im Querformat, seitenfüllend ausgedruckt/gescannt und unterschrieben einzureichen.
   ACHTUNG: immer CLAKS-Anforderungsnummer generieren und auf dem CLAKS-Bestellschein angeben.
5. Bei der Anfertigung des Bestellscheines bereits im CLAKS-System den zukünftigen Standort angeben/umbenennen.

HILFE: Bei externer, neuer Bestellung (nicht Nachbestellung) den Bedienbutton NEU betätigen und Einträge vornehmen.

Interne Lagerabforderung (bei Abfüllung, Austausch oder Abholung von Gebinden aus dem Lagerbestand):

1. Bestellscheine aus dem CLAKS System erzeugen. Dort der Menüführung für Lagerabforderungen/eigene Abfüllung folgen.
2. AUF KEINEN FALL diese Bestellung für externe Einkäufe verwenden!

Erhalt der Ware:

Chemikalienanlieferungen im Fachbereich Chemie müssen über die Warenannahme (Martin-Luther-King-Platz 6a oder Bundesstrasse 45) erfolgen. Den Anlieferungsort bei der Bestellung auf dem CLAKS-Bestellschein händisch eintragen/angeben. Im DLZ-Einkauf muss der Sachbearbeitung eine Liste vorliegen welche Institute und Abteilungen der jeweiligen Warenannahme zuzuordnen sind (z.B. TMC/PHA= Bundesstrasse 45, AC/OC/BC/LC/PC = MLKP 6a).

Trockeneis

• Trockeneis ist nur im Zentrallager U1005 erhältlich.
• Für Trockeneis wird kein Bestellformular benötigt.
• Sollten Sie eine größere Menge benötigen, bitten wir um eine rechtzeitige Anfrage.

Gase

• Druckgase müssen extern über CLAKS bestellt werden, es gibt keinen Lagerbestand.
• Bei den Bestellungen bitte darauf achten, dass die gewünschte Reinheit mit angegeben wird (z.B. Stickstoff 5.0, Helium 6.0).
• Wenn möglich, Gase bitte (auch mehrere Positionen) auf einen separaten CLAKS-Schein bestellen, da diese vom Lager gesondert abgelegt werden.
• Alle Lieferungen kommen in der Warenannahme an. In der Warenannahme werden Chemikalien/Gase mit einem Barcode versehen, somit ändert sich der Status von Bestellt->Lager
• Nach Abholung der Gebinde aus der Warenannahme oder dem Druckgasflaschenlager muss der Anwender den Status von Lager->Labor ändern
• Jeder Anwender muss seine geleerten Gebinde Gasflaschen/Chemikalien in CLAKS entsorgen, Labor->Entsorgt und den Barcode entfernen
• Die AC hat in ihrem Gebäude ihr eigenes Druckgasflaschenlager im Raum 023b. Alle anderen Arbeitskreise finden Ihre Gasflaschen im Zentrallager, hinter der Einfahrt MLKP 6a dem Außenlager für Druckgasflaschen 0001
• Jede geleerte bzw./und entsorgte Gasflasche muss zur Abholung ins Außenlager für Druckgasflaschen 0001 gebracht werden
• Bitte unbedingt drauf achten die geleerten Gasflaschen zur Abholung auf die Linke Seite beim richtigen Hersteller/Lieferanten abzustellen
• Bei Problemen oder Schwierigkeiten ist die Warenannahme oder das OC-Lager umgehend zu Informieren

Stand: 9.08.2016

Versandarten im Fachbereich Chemie

1. Briefe / Dokumente
Postausgang in der Poststelle (Martin-Luther-King-Platz bzw. Bundesstr. 45)
Wichtig: Briefe mit dem Fachbereichsstempel versehen
2. Päckchen und Pakete (ohne Gefahrgut)
a) DHL-Paket (Versichert bis 500 €), DHL-Päckchen (Versand für Fachbereich kostenlos)
Die Päckchen/Pakete werden in den Postausgang in der Poststelle des Fachbereichs abgegeben.
Beim Versand von Päckchen oder Paketen über die Poststelle ist folgendes zu beachten:

• Päckchen und Pakete werden von der zentralen Universitätspoststelleabgeholt und mit DHL versendet.

• Für Päckchen gibt es keine Sendungsnummer, der Versand ist nicht versichert. Es gelten die Größen und Gewichtseinschränkungen von DHL

• Für Pakete gibt es die Möglichkeit die Sendungsnummer zu erhalten. Dazu bitte zusätzlich zu dem Paketaufkleber eine Kopie des Paketaufklebers mit Klebefilm an das Paket anbringen und den Hinweis „Sendungsnummer bitte mir (Name/AK/FB Chemie) zusenden“ vermerken. Details bitte mit dem Zentrallager besprechen.

• Pakete sind im Regelfall bis 500 € versichert. Bis 2.500 € können sie versichert werden, indem man auf das Paket einen Zettel klebt mit dem Hinweis „bitte bis 2.500 € versichern“. Ab einer Versicherungssumme über 2.500 € ist das Verfahren für uns identisch, aber organisatorisch für die Poststelle der Universität anders. In diesen Fälle aber einfach auch einen Zettel mit dem Hinweis „bitte bis x € versichern“ auf das Paket kleben.

• Verpackungsmaterial steht im Zentrallager zur Verfügung

b) DHL-Express

• Der Versand erfolgt über das Zentrallager bzw. Lager Bundesstraße 45

3. Sperrgut
Speditionsunternehmen Dachser, Hellmann und Co.

• Der Versand erfolgt über das Zentrallager bzw. Lager Bundesstraße 45

4. Probenversand / Gefahrgutversand
Handelt es sich bei der Probe um Gefahrgut? Ist eine Einstufung als LQ (Limited Quantities) oder EQ(Excepted Quantities) möglich?
Diese Fragen sind grundsätzlich mit der Gefahrgutbeauftragten des Fachbereichs, Frau Marion Westphal, zuklären.

Verpacken der Gefahrgutsendung:

• Folgende Informationen zur Sendung werden gebraucht: Anschrift, Ansprechpartner, Telefonnr. des Ansprechpartners, Arbeitskreis, Kostenstelle, Länge/Breite/Höhe, Gewicht (kann im Lager ermittelt werden)

Versand:

• Die Anmeldung des Versandes und der Versand erfolgt in der Regel über das Zentrallager oder das Lager Bundesstraße 45.

• Für den Versand über FedEx und Co können auch vorhandene Kundennummern verwendet werden. Die Anmeldung läuft über das Lager oder ggf. direkt (telefonisch)

• Es ist bei jeder Sendung als Referenz unbedingt der Name und der Arbeitskreis mit anzugeben. Es gibt sonst große Probleme, die Rechnungen zuzuordnen und fristgerecht zu bezahlen. Das gilt auch, wenn wir Empfänger sind und die Kundennummer weitergegeben haben, um die Zahlung der Rechnung zu übernehmen.

• Die EORI-Nummer (Zollnummer für Import und Export) erfragen Sie bitte bei uns.

Folgende Versandmöglichkeiten gibt es:

a) DHL Express:

Der Versand überfolgt über das Lager. Es gibt darüber hinaus die Möglichkeit, einzelnen
Anwendern ein Online-Konto bei DHL-Express zu erstellen (DHL-Intraship) und
Sendungen selbst anzumelden (z.B. außerhalb der Öffnungszeiten des Lagers).

Diese DHL-Intraship-Zugänge werden nach Absprache vom Zentrallager erstellt.

• Kundendienst National: 0180 6 345 300 1

• Kundendienst International: 0180 6 345 3003

b) FedEx:

• Kundendienst: 01806 111 800

c) TNT:

• Kundendienst:01806 900 800

d) UPS:

• Kundendienst:01806 882 663

Zur Versendung wenden Sie sich bitte an unser Team!

Kontakt:
Allgemeines Postfach:
zentrallager.chemie"AT"uni-hamburg.de

Zentrallager Chemie:
amir.reza.mohammad.zadeh"AT"uni-hamburg.de
Tel.: +49 40 42838 2412

dorota.klingel"AT"uni-hamburg.de
Tel.: +49 40 42838 2879

Lager Bundesstraße 45 (TMC/PHA):
kathleen.pruntsch"AT"uni-hamburg.de
Tel.: +49 40 42838 6017

Laborkittelausgabe, -reinigung und Sammelstelle

Die Ausgabe von neuen Laborkitteln für Mitarbeitende und/oder Doktoranden erfolgt an jedem Dienstag & Donnerstag 9:00-9:30 Uhr durch die Warenannahme Chemie I im Raum U1015. Wer einen neuen Kittel erhalten will, muss auch daran denken seinen aktuellen Dienstausweis mitzubringen! Ohne Ausweis kein Kittel.

Ab sofort ist jeder selbst für die Abgabe seiner verschmutzten Laborkittel oder Tücher jeglicher Art verantwortlich. Die Sammelstelle für diese Sachen befindet sich in der Chemie I im Trockeneislager der Warenannahme U1005.

Bitte beachtet unbedingt folgende Punkte:

• Es ist unbedingt erforderlich, dass jeder abgegebene Kittel ein Etikett mit Namen, Institutszugehörigkeit und einen Arbeitskreis enthält. Ohne diese Informationen kann es passieren, dass euer Kittel den Weg zu euch nicht mehr findet. Falls etwas davon im Kittel fehlen sollte teilt es den Mitarbeitenden in der Warenannahme mit. Ihr bekommt von uns einen wasserfesten Stift und könnt alles was fehlt nachtragen.
• Die Kittel und Geschirrtücher werden von nun an getrennt gesammelt. Die Kittel kommen in den großen Korb und die Geschirrtücher werden im Blauen Sack gesammelt.
• Bei der Abgabe von verunreinigten Kitteln müsst ihr ab jetzt euren Namen, Institut, AK, Kittelgröße und -hersteller mit angeben. Ein entsprechender Zettel und Klemmbrett liegen beim Korb.
• Bei der Abgabe von dreckigen Tüchern, wie z.B. für Geschirr oder die Hände, müsst Ihr die Strichliste beim Blauen Sack fortführen.

Geschirrausgabe

Die Ausgabe von Geschirr erfolgt mit ausgefülltem Bestellschein (PDF). Bitte schickt das ausgefüllte Formular an das Funktionspostfach (zentrallager.chemie"AT"uni-hamburg.de) der Warenannahme. Zerbrochenes oder kaputtes Geschirr muss vom Besteller bezahlt werden (Preisliste (PDF)). Ihr könnt das Geschirr zum von euch angegebenen Bestelldatum abholen, immer zu den Öffnungszeiten der Warenannahme.

Chemie II: Kittel-/Graupapierausgabe

Im Raum TMC A004 (ehemalige Kittelabgabe und Materialausgabe) können die schmutzigen Kittel in Beuteln abgegeben werden. Diese werden dann vom Hausmeisterteam zum Abholtermin in die Chemie I gebracht. Die Termine werden im Newsletter bekannt gegeben. Natürlich können die Kittel auch weiterhin selbst in der Warenannahme der Chemie I abgegeben werden.
Handtuchpapier ist im Raum TMC A004 hinterlegt.

Die Bestellung von Spülmittel wird demnächst auch in der Chemie II über SRM möglich sein.